ПРИНЦИПЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. Хранить электронные версии документов
Не поленитесь, и все важные документы переведите в электронный формат. Отсканируйте и заведите отдельную папку, где будете хранить все эти файлы. Папка может храниться в облаке (тогда надо внимательно подойти к вопросам защиты информации) или на каком-либо носителе (жесткий диск, флешка).
У хранения отсканированных копий документов в облачном хранилище есть также еще одно важное достоинство: вы сможете иметь доступ к ним в любое время с любого устройства, даже с телефона. Порой это очень выручает!
Для того, чтобы сделать скан документа, вовсе не обязательно покупать домой устройство-сканер. На современные смартфоны можно легко установить специальное приложение, которое отлично будет выполнять эти функции.
2. Регулярно проводить ревизию документов
У многих документов есть срок давности. Чтобы не накапливать уже неактуальную макулатуру, документы с определенной периодичностью необходимо пересматривать, наводить порядок. Перед Новым годом хочется максимально навести порядок во всех сферах в жизни! :)
3. Взял бумажку - положил на место
Вообще конечно этот принцип надо повсеместно внедрять в своем доме. Однако, для документов он точно должен применяться! Взяли бумажку - сразу же верните ее туда, где она хранится.
СИСТЕМА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Одни классифицируют документы и заводят несколько папок, другие – хранят документы в одном месте, считая, что так удобнее. Для этих целей существуют различные органайзеры.
Пример сортировки документов по блокам:
• удостоверения личности (свидетельства о рождении, паспорта, в том числе загран, СНИЛС, пенсионные документы);
• медицинские документы (ОМС, ДМС, справки, выписки, рецепты);
• оплата ЖКУ;
• автомобильные документы;
• образование (грамоты детей, аттестаты, дипломы, сертификаты и т.д.);
• банковские документы;
• чеки и гарантии.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
• чеки - обязательно хранить до истечения гарантийного срока. Но лучше хранить до тех пор, пока техника используется. Это делается на случай, если вы захотите продать ее, многие покупатели охотнее идут на покупку при наличии чеков.
• инструкции по тем же причинам стоит хранить до тех пор, пока не решите избавиться от техники. Поскольку при продаже наличие инструкции также повышает шансы на скорую сделку. Однако если вы точно уверены, что перепродавать вещь не будете, тогда можно скачать инструкцию в электронном виде, а в бумажном формате сразу утилизировать, чтобы не копить макулатуру.
• квитанции об оплате услуг, банковские документы - юристы советуют подобные документы хранить 3 года.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Порядок в документах облегчает жизнь – стоит один раз уделить этому делу несколько часов, чтобы наладить собственную систему хранения, а затем поддерживать ее в надлежащем состоянии, как работа с документами станет для вас минутным делом и больше не будет сопровождаться стрессом, когда в самый нужный момент невозможно найти какую-либо бумажку.
Информация подготовлена по материалам из открытых источнкиов